• Modèle lettre de fermeture de dossier

     


    Une lettre de clôture est un outil précieux pour sécuriser les affaires futures et éviter les risques de faute professionnelle et d`éthique découlant de relations non désirées entre les avocats et les clients. De nombreux avocats ont régulièrement une discussion de fin de représentation orale avec le client, cependant, pour que ce soit une défense efficace dans un différend à venir sur le statut de l`avocat, il devrait y avoir un dossier écrit de ce qui s`est passé. Peu importe à quel point vous essayez, le fichier est probablement dispersés partout dans la pratique. Même dans les pratiques bien organisées, les e-mails doivent être recueillies auprès de plusieurs utilisateurs, les documents originaux doivent être réconciliés avec les scans, les déclarations doivent être générées et ajoutées, etc. Il est possible de minimiser la mesure dans laquelle le fichier est dispersé, mais vos procédures de fermeture de fichier impliqueront probablement plus qu`un simple déplacement d`un dossier d`une armoire de fichiers à une autre. La fermeture d`un fichier client est assez simple. Il vous suffit de rassembler tout en un seul endroit, avertir votre client de la fin de la représentation, et archiver le fichier. Il ya un peu plus à elle, bien sûr, mais une liste de contrôle peut vous aider à suivre la même procédure à chaque fois et obtenir des commentaires précieux de votre client. En partie, je pense qu`il n`est pas disponible parce que c`est compliqué. Ce que je voudrais à partir du téléchargement d`un fichier est un PDF avec les informations de la matière et tous les dossiers de contact connexes, toutes les notes, les communications, les registres de l`heure, et les relevés de compte.

    Séparément, je voudrais tous les documents sur le fichier, avec des versions. Il ya probablement d`autres composants du fichier, je ne pense pas à ce moment, mais le fait est qu`il ya beaucoup de choses différentes, et vous avez besoin de quelques façons différentes de les tirer tous dans. Et je voudrais tout empaqueté dans un fichier zip que je peux simplement déposer dans mon dossier/Closed files. Rassembler le fichier n`a pas besoin de prendre longtemps, mais vous devriez avoir une procédure pour le faire. Si vous avez un workflow clair sans papier, il sera plus facile que si vous devez numériser des piles de documents avant de pouvoir fermer le fichier. Prenez la réponse au sérieux. Selon la fréquence à laquelle vous fermez les fichiers, asseyez-vous avec votre personnel et réfléchissez à la façon dont vous pourriez améliorer le service client pour tous vos clients en fonction des commentaires que vous recevez. En tant qu`avocats, nous avons souvent vu des frais forfaitaires, dans le travail et en dehors comme juste cela. Les clients, cependant, peuvent le voir différemment. Ils peuvent se sentir qu`ils ont finalement trouvé leur avocat de famille ou leur avocat d`affaires.

    Si vous ne voulez pas qu`ils comptent sur vous aller de l`avant, envoyez une lettre de remerciement. Plus important encore, suivez les mêmes procédures lors de la fermeture de chaque fichier. Assurez-vous de remplir une liste de contrôle de fermeture de fichier à chaque fois. Il y a beaucoup à faire, et une Check-list vous assurera (ou votre personnel) ne manquez rien lors de la fermeture d`un fichier.

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